Política de privacidad

Qué procedimientos utilizamos contra las brechas de datos

CALIPSO COMUNICACIONES S.A., en adelante “CALIPSO”, sociedad comercial, identificada con el NIT. 805007443-1, con domicilio principal en la ciudad de Cali – Valle del Cauca, en la Carrera 121B 22A-160, Zona Postal: 760031 con correo electrónico info@calipso.com.co, con número telefónico +57 (300) 912-5133, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que la adicionen, complementen o modifiquen, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, informa a sus grupos de interés, a saber: ACCIONISTAS, EMPLEADOS, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES y CLIENTES, y en general, a todas las personas naturales que faciliten o hayan facilitado sus datos personales, que la información relacionada con datos personales que se ha recolectado por diferentes canales, en razón a la relación de tipo contractual o precontractual en desarrollo de la actividad económica de CALIPSO, se almacena en las diferentes bases de datos bajo las políticas de seguridad de la información implementadas.

CALIPSO, en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, le informa que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad y que la captación, uso, circulación, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo a las siguientes finalidades, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades.

1.  FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
   1. Informar sobre cambios sustanciales en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
   2. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los titulares de información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por CALIPSO.
   3. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales o administrativas, cuando estos sean requeridos, así como tramitar requerimientos de dichas autoridades, que hayan sido recibidos, con ocasión al ejercicio de sus funciones.
   4. Gestionar la relación precontractual y contractual laboral, comercial o de cualquier otra índole, que surja a cargo de CALIPSO.
   5. Proporcionar una adecuada ejecución de los contratos celebrados por CALIPSO.
   6. Soportar procesos de auditoría interna o externa. 
   7. Acreditar existencia, representación legal, estructura organizacional, aportes, bienes y rentas, y las demás requeridas en desarrollo de su objeto y funciones.
   8. Realizar reportes de las autoridades respectivas de vigilancia y control.
   9. Alimentar las bases de datos de CALIPSO en cumplimiento de sus funciones.
   10. Ceder y/o transmitir sus datos personales a terceras empresas, en las cuales CALIPSO tenga alguna participación, o terceros con los que tenga acuerdos o alianzas, y que se consideren como de posible interés para los Titulares. 
   11. En caso de procesos de fusión, escisión, reestructuración y otros procesos relacionados, realizar la transmisión o transferencia de datos personales.
   12. Las demás que sean propias de cada tipo de base de datos de CALIPSO y que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto.

ACCIONISTAS

Los datos personales de los accionistas de CALIPSO tendrán un tratamiento de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio y con cualquier otra norma que disponga lo relativo a esta materia. Las finalidades para las cuales se tratan los datos personales de los accionistas son las siguientes:

1. Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación económica en la sociedad. 
2. Efectuar el pago de dividendos.
3. Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionista.
4. Informar, organizar, controlar y gestionar las actividades en relación a su calidad de accionista.
5. Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista.

EMPLEADOS/TRABAJADORES

Los datos personales de los trabajadores de CALIPSO serán tratados de acuerdo a las siguientes finalidades.

1. Gestionar el proceso de contratación.
2. Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual laboral.
3. Almacenar los datos personales de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de CALIPSO y mantenerlos actualizados. 
4. Realizar inducciones y capacitaciones del cargo correspondiente, al momento de ingreso a CALIPSO.
5. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral con CALIPSO.
6. Elaborar el contrato laboral, así como sus adicciones y demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de CALIPSO.
7. Notificar a contactos autorizados por el empleado, en casos de emergencia que se den durante el horario de trabajo o con ocasión al desarrollo de sus funciones. 
8. Gestionar los datos personales del titular, los de su núcleo familiar, incluyendo los de sus hijos menores de edad, para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, administradoras de riesgo laboral −ARL−, fondos de pensiones, cajas de compensación familiar, y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento y las demás necesarias para que CALIPSO cumpla su deber como empleado.
9. Llevar a cabo exámenes médicos de control, ya sean periódicos o de retiro del empleado por medio de la Entidad elegida por CALIPSO para llevar a cabo dicho servicio. 
10. Gestionar los datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas, en caso de utilizarlas, las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).
11. Ejecutar lo establecido en el reglamento interno de trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes. 
12. Realizar el correcto pago de la nómina.
13. Expedir certificados laborales.
14. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de CALIPSO.
15. Análisis de mejoramiento de la calidad de vida laboral y salud, para estadísticas y programas de bienestar.
16. Llevar a cabo el levantamiento y la administración de información para la correcta implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y de esta forma dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia.

CANDIDATOS A UNA VACANTE

Los datos personales de los candidatos a una vacante serán tratados de conformidad con el presente documento, por el personal autorizado dentro del proceso de selección respectivo. La información recolectada será almacenada en las bases de datos de CALIPSO por un término máximo de tres (3) meses después de haber finalizado el proceso. Una vez pasado dicho término, la información será destruida o eliminada. 

1. Gestionar el proceso de selección
2. Administrar y almacenar las hojas de vida durante un máximo de tres (3) meses en el caso de que la contratación no se realice.
3. Llevar a cabo las pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicotécnicas, exámenes médicos de ingreso y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes para adelantar el proceso de selección correspondiente.
4. Mantener la información almacenada con el fin de ejecutar la relación precontractual.

PROVEEDORES 

En el evento en que sea necesario conocer por parte de CALIPSO los datos de los colaboradores y/o terceros que influyan directamente con la ejecución de la relación comercial, el proveedor debe contar con la debida autorización para suministrar los datos personales de dichos titulares de información.

1. Gestionar la relación contractual con CALIPSO.
2. Registro y actualización de datos personales con el fin de informar, organizar y atender, las actividades relacionadas con la actividad contractual. 
3. Realizar los pagos facturas y cuentas de cobro presentadas por concepto de la relación contractual con CALIPSO.
4. Evaluación de los productos y servicios ofrecidos por el proveedor.
5. Analizar aspectos que le permitan a CALIPSO, identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
6. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial.
7. Elaboración de solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
8. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor para efectos de control de acceso a las instalaciones de CALIPSO.
9. Realización de pagos que surjan a raíz de la relación comercial con CALIPSO.
10. Enviar o aportar información a las autoridades competentes en el curso de controversias contractuales.
11. Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran.
12. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de CALIPSO.

CLIENTES 

1. Registro de clientes de CALIPSO.
2. Actualización de datos personales con la finalidad de informar, organizar y atender las actividades en relación al CLIENTE.
3. Definir el posible riesgo de la relación contractual frente a la situación financiera del CLIENTE. 
4. Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones surgidas con la relación comercial.
5. Responder a solicitudes o requerimientos de información de los servicios adquiridos por el CLIENTE.
6. Gestión de facturación.
7. Hacer seguimiento a la operación y calidad de los servicios que ofrece CALIPSO.
8. Realizar encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos por CALIPSO.
9. Documentar y divulgar internamente la negociación con los clientes.
10. Envío de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, mensajes de texto (SMS y/o MMS, Whatsapp, Facebook Messenger) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, de los servicios adquiridos o por adquirir, publicitaria o promocional sobre los servicios ofrecidos por CALIPSO.
11. Gestionar las cotizaciones solicitadas por el CLIENTE.

CALIPSO informa que los datos personales que sean de carácter sensible, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 Protección de Datos Personales, no serán dados a conocer a terceros, sin autorización previa por parte del Titular de éstos.

Como titular de información de tipo personal que reposa en las Bases de Datos de propiedad de CALIPSO, los titulares de información personal podrán ejercer el derecho de Habeas Data con el objeto de: 

• Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento. 
• Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Podrá ejercer su derecho de Habeas Data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante CALIPSO a través de los canales habilitados para dicho efecto: 

• Dirección física: Carrera 121B 22A-160, Cali, 760031, Colombia.
• Correo electrónico: privacidad@calipso.co